Una inspección tributaria no es solo un trámite burocrático: es el momento en que la Administración cruza datos y exige justificar posiciones contables y fiscales. Si te preparas antes, documentas con criterio y coordinas con tu asesoría fiscal la respuesta, reduces la probabilidad de sanciones y acotas el tiempo de la intervención. Aquí tienes una guía práctica, orientada a lo operativo, con lo que suele pedirse, cómo estructurar la defensa y un checklist listo para aplicar desde hoy.
¿Qué es un procedimiento de inspección y cómo comienza?
La inspección habitualmente nace por dos vías: una notificación formal (visita o requerimiento) o por cruces y alertas internas que activan una comprobación documental. La notificación te indicará el alcance temporal (ejercicios a revisar), el objeto (IVA, IRPF, Sociedades, retenciones) y el formato (petición de documentación previa, solicitud de comparecencia o comunicación de visita). Lee la notificación con calma, anota plazos y remitente, y comunica de inmediato al responsable contable y a tu asesoría fiscal: no respondas de forma precipitada ni entregues archivos incompletos.
Primeros pasos al recibir la notificación: organizar y delegar
La primera hora tras la notificación es clave: designa a una persona responsable interna (administrador/contador) y formaliza la representación con un poder o autorización para que la asesoría fiscal actúe en tu nombre. Reúne la carpeta mínima (ver checklist abajo), prepara una copia completa para la inspección y otra para archivo interno, y solicita a la asesoría un plan de trabajo con tiempos y mensajes estandarizados. Mantén una única vía de comunicación con la Administración: evitar interlocutores múltiples reduce contradicciones.
Qué suele pedir Hacienda: documentación típica y cómo presentarla
La Administración solicita, con frecuencia, los siguientes documentos: libros contables, libros de IVA, extractos bancarios, facturas emitidas y recibidas, nóminas y seguros sociales, contratos con proveedores y clientes, declaraciones presentadas (modelos trimestrales/anuales) y documentación justificativa de operaciones atípicas (contratos, albaranes, partes de obra, pólizas de seguro). Sí existieron operaciones internacionales; incluyen contratos, transportes y documentación aduanera. Entrega los documentos ordenados por ejercicio y por tipo, preferiblemente indexados en PDF con un índice inicial para facilitar la revisión.
Formato y evidencias que facilitan el trabajo inspector.
Evita carpetas mixtas: ofrece un PDF por tipo documental (por ejemplo, “Facturas emitidas 20XX.pdf”) y un índice con enlaces internos o referencias de página. Adjunta un resumen ejecutivo que explique posiciones complejas (criterio seguido, normativa aplicada y razones económicas); eso suele acelerar la comprobación y reduce solicitudes complementarias.
La visita: protocolo práctico y comportamiento aconsejable
Si la inspección incluye visita presencial, recibe al inspector en un lugar adecuado, acompáñalo y provee la documentación pedida según el plan. No improvises explicaciones largas: responde con hechos, remite a los documentos y deja constancia por escrito de las aportaciones (acta de entrega). Si el inspector pide ver sistemas informáticos o acceder a servidores, procura que lo haga acompañado por personal técnico y la asesoría. Registra siempre hora de inicio y de cierre, y solicita copia del acta o resumen de incidencias.
Derechos y obligaciones: qué puedes exigir y qué debes evitar
Tienes derecho a copia de los documentos que se levanten en acta, explicaciones sobre motivos de solicitud y a conocer el ámbito temporal de la comprobación. Debes cumplir plazos de entrega y no obstruir; sin embargo, evita entregar documentos parciales fuera de control: entrega siempre inventariados y con sello/registro de quién los recibe. Si consideras que la solicitud es excesiva o afecta a secretos empresariales, canaliza la objeción por escrito a través de tu asesoría fiscal para preservar derechos, sin bloquear la cooperación razonable.
Preparar la defensa: estrategia práctica con tu asesoría fiscal
La defensa inspección se construye con tres capas: documental (pruebas y registros), técnica (argumentación jurídica sólida) y procedimental (respetar plazos y solicitudes). Pide a tu asesoría un dossier que contenga: (1) exposición de hechos y criterio aplicado, (2) referencias normativas y doctrina administrativa o jurisprudencia que sostengan tu criterio, (3) cálculos alternativos si procede (ej.: revisión de bases) y (4) propuestas de rectificación si existen errores detectados por anticipado. Presentar una rectificación voluntaria cuando corresponde suele reducir sanciones.
Rectificación voluntaria: cuándo compensa y cómo plantearla
Sí, tras revisar, detectas errores claros, valora presentar autoliquidaciones complementarias antes de que la inspección lo plantee. Eso demuestra colaboración y puede rebajar sanciones. Coordina el alcance con la asesoría: determina importes, intereses y, si procede, solicita fraccionamiento del pago.
Plazos, actas y posibles resultados: qué esperar tras la inspección
Tras la comprobación, Hacienda emite liquidaciones, propuestas de regularización o archivo. Si discrepa, recibe un acta con los hechos y la fundamentación; tiene derecho a aceptar y pagar, pactar fraccionamiento o recurrir. Consulta siempre con la asesoría los plazos para alegaciones y recursos: un recurso mal planteado por técnica puede complicar la posición. Documenta todos los pasos y guarda copias certificadas de lo entregado.
Sanciones y criterios de graduación: cómo se aplican y cómo mitigarlas
Las sanciones varían según la tipología (leves, graves, muy graves), el importe y la existencia de dolo o negligencia. La cooperación y la rectificación voluntaria son factores atenuantes; la ocultación o la falsedad son agravantes. Tu asesoría fiscal debe preparar memoria que explique medidas de control implementadas y propuestas de mejora para minimizar la posibilidad de sanción o su cuantía.
Comunicación interna y con terceros: cuidar reputación y contratos.
Si la inspección puede afectar a clientes o proveedores (p. ej., facturas cuestionadas), informa internamente y prepara respuestas estándar para consultas externas. Evita declaraciones públicas que anticipen resultados. En contratos con terceros, revisa cláusulas de indemnización o responsabilidad que puedan activarse si la comprobación afecta a trabajos subcontratados.
Buenas prácticas post-inspección: lecciones y controles permanentes
Tras cerrar el expediente, revisa las causas que motivaron la inspección e implanta controles que eviten repeticiones: políticas de archivo, validaciones previas a cierres trimestrales, checklist de facturación y formación puntual del equipo. Documenta las mejoras y registra la actuación en el manual interno de compliance fiscal.
¿Cuándo es imprescindible acudir a asesoría jurídica especializada?
Si la presunción administrativa apunta a fraude, multas elevadas o se inicia procedimiento penal, pasa la gestión a asesoría legal especializada en derecho fiscal y penal económico. La coordinación entre la asesoría fiscal y el letrado es clave: el primero aporta la técnica tributaria; el segundo, la estrategia procesal y la defensa frente a delitos.
Prioriza pruebas, documenta cada paso y actúa con plan.
Una inspección deja de ser una amenaza si la conviertes en un proceso controlado: designa responsables, coordina con tu asesoría fiscal, prepara la carpeta documental antes de que la pida y define la defensa de la inspección en tres capas (documental, técnica y procedimental). Actúa con orden: responder por registro, entregar documentos indexados y negociar soluciones técnicas reduce tiempos, costes y la probabilidad de sanción. Si quieres, te preparo la plantilla de índice y la estructura de dossier para entregar a la Administración y a tu asesoría.
