El registro retributivo es el documento que permite a la empresa mostrar, de forma estructurada y verificable, cómo se distribuyen salarios y complementos entre mujeres y hombres. Tener un registro claro y actualizado reduce el riesgo de sanciones, mejora la negociación interna y es la base de cualquier plan serio de igualdad salarial. En este texto práctico detallo qué debe contener el registro, cómo implantarlo de forma ordenada, qué plazos manejar y cómo preparar la organización ante eventuales controles.
Qué es y por qué es relevante el registro retributivo.
El registro retributivo no es solo un trámite: es una fotografía técnica de la política salarial que permite identificar desviaciones por sexo, justificar decisiones retributivas y priorizar medidas. Más allá del cumplimiento legal, es una herramienta de gestión que ayuda a diseñar promociones, revisar complementos y comunicar criterios a la plantilla con transparencia.
Contenido mínimo obligatorio y formato recomendado
El registro debe incluir, para el periodo analizado, identificación de la empresa, número de empleados analizados y una desagregación por agrupaciones homogeneizadas (categorías, puestos o niveles). Para cada grupo registra salario base, complementos habituales, percepciones extrasalariales y jornada considerada. Es recomendable añadir indicadores: brecha salarial media, brecha por percentil y porcentaje de mujeres en los tramos superiores. Combina hojas de cálculo para el detalle y un informe ejecutivo en PDF que resuma las conclusiones y medidas previstas.
Metodología práctica: cómo agrupar puestos y calcular brechas
Define criterios para agrupar puestos (evitar categorías demasiado amplias), normaliza por jornada real y decide cómo incorporar variables variables (comisiones, bonus). Usa medianas y percentiles además de medias aritméticas para evitar distorsiones por valores extremos. Documenta todas las decisiones metodológicas: fórmulas, exclusiones y tratamientos de pagas extraordinarias; esa trazabilidad es clave ante inspección.
Pasos para implantar el registro en 60 días
Semanas 1–2: extraer datos de nómina y organigrama; semanas 3–4: depurar y normalizar (jornadas, categorías); semanas 5–6: calcular indicadores y preparar tablas; semanas 7–8: validar con responsables de área y representantes y publicar versión firmada. Este calendario aspiracional funciona mejor con un responsable dedicado y comprobaciones iterativas de resultados.
Roles y gobernanza
Asigna responsable de proceso (RRHH/analista) y revisores (control interno o asesor externo). Define ciclo de actualización (al menos anual) y procedimiento para cambios extraordinarios tras negociaciones o revisiones salariales.
Del registro al plan de igualdad: cómo convertir datos en medidas
El registro retributivo es el punto de partida para el plan de igualdad: prioriza medidas (revisión de complementos, valoración de puesto, equidad en promociones) y asigna responsables y plazos. Establece KPIs que midan impacto (reducción de brecha, proporción de promociones por género) y revisa trimestralmente los avances.
Comunicación interna: presentar resultados con rigor.
Prepara un resumen claro que explique metodología, limitaciones y próximos pasos. Organiza sesiones informativas y facilita acceso a documentación de soporte para quien lo solicite. La transparencia, combinada con propuestas concretas, reduce recelos y facilita el diálogo social.
Qué hacer si detectas una brecha relevante
Si aparece una desviación significativa, prioriza medidas proporcionadas: auditoría de complementos, plan de formación para promoción, revisión de contratación y procesos de valoración de puestos. Evita ajustes puntuales sin justificación técnica; documenta y comunica cada intervención.
Requisitos legales y vínculo con el RD 902/2020
El RD 902/2020 exige el registro y regula el acceso a la información por parte de representantes legales y la Inspección. Conserva versiones firmadas y registra la fecha de publicación interna; documenta consultas y respuestas en el expediente para demostrar diligencia.
Prepararse para una auditoría: checklist previo
Antes de una auditoría retributiva, verifica trazabilidad: origen de datos, conciliación con nómina, criterios de cálculo y evidencias de comunicaciones. Prepara un dossier con tablas, metodología, certificaciones y registros de acciones correctoras realizadas.
Integración técnica y control de calidad
Automatiza la extracción desde el sistema de nóminas para reducir errores manuales. Implementa controles que alerten de cambios salariales y guarda históricos de versiones. Mantén un repositorio seguro con accesos registrados: la inmutabilidad y la trazabilidad son tu mejor defensa.
Errores habituales y cómo evitarlos
Evita agrupar puestos sin criterio, olvidar variables extrasalariales, no normalizar por jornada o no documentar supuestos. Valida fuentes, aplica pruebas de sensibilidad y somete los resultados a revisión interna antes de publicar.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia actualizarlo? Al menos una vez al año y tras cambios retributivos relevantes.
¿Debe facilitarse públicamente? Debe estar accesible a representación y conservarse copia firmada; sigue normas internas sobre publicación.
¿Necesito asesor externo? No siempre, pero sí recomendable en estructuras complejas o ante brechas significativas.
