La gestión regular de las nóminas y los seguros sociales es una tarea imprescindible que debería formar parte del cierre operativo mensual de cualquier empresa. Revisarlas a tiempo evita rectificaciones costosas, sanciones y conflictos con la plantilla; además, mejora la previsión de tesorería y la relación con la asesoría laboral Ceuta o la asesoría que tengas contratada. En las siguientes secciones encuentras qué comprobar, por qué importa cada control y un checklist accionable para aplicar hoy mismo.
¿Por qué revisar nóminas y seguros sociales cada mes?
Un error habitual es tratar la nómina como un trámite aislado: se calcula, se paga y se archiva. Esa práctica deja sin control cuestiones que se acumulan: sobreregistros de horas, base de cotización errónea o deducciones mal aplicadas. Revisar mensualmente permite detectar desviaciones (p. ej., un complemento no consolidado que se ha seguido pagando), corregir antes de que se multiplique el impacto económico y documentar las decisiones ante una posible inspección. También protege la relación con los trabajadores: una nómina correcta reduce reclamaciones y mejora la confianza.
Controles previos al cierre de nómina: datos y correcciones imprescindibles
Antes de generar el recibo salarial del mes, conviene validar los siguientes bloques de información. Cada uno merece un breve contraste entre el dato esperado y el dato real:
- Identidad y contrato: Confirma que el nombre, NIF, tipo de contrato, jornada y grupo salarial coinciden con lo registrado en recursos humanos.
- Jornadas y horas: Comprueba fichajes, horas extras, complementarias y descansos compensados; valida autorizaciones y partes de trabajo cuando proceda.
- Incidencias: bajas por IT, permisos retribuidos, vacaciones disfrutadas, maternidades/paternidades y sanciones que afecten retribuciones.
- Retribuciones variables: comisiones, pagas extras prorrateadas, incentivos y complementos por antigüedad; asegúrate de que fórmulas y bases están aplicadas conforme a convenio.
- Deducciones y retenciones: retenciones de IRPF, anticipos, embargos y cuotas sindicales. Verifica que los porcentajes aplicados sean los correctos.
A modo práctico: genera un informe que compare la nómina corriente con la del mes anterior y revisa cualquier variación superior al umbral que establezcas (por ejemplo, 5 %). Cualquier variación deberá ir acompañada de nota justificativa en el expediente del trabajador.
Qué revisar en los seguros sociales y la liquidación de bases (H2)
Las aportaciones a la Seguridad Social y la base de cotización son áreas donde un error repercute directamente en costes y obligaciones futuras. Antes de la remesa de seguros:
- Comprueba la base de cotización: salario regulador, complementos computables y prorrateos. Asegúrate de que no se han omitido conceptos que modifiquen la base.
- Tipos y contingencias: Verifica que los tipos aplicados (contingencias comunes, desempleo, FOGASA, formación) sean los vigentes y conformes al contrato y al tipo de jornada.
- Afiliación y altas/bajas: controla altas, bajas y modificaciones de contrato comunicadas a la TGSS; cualquier divergencia entre movimientos en la nómina y afiliaciones provoca rechazos en la liquidación.
- Bases máximas y mínimas: Confirma que no superas topes o que no estás cotizando por debajo del mínimo correspondiente a la categoría profesional.
- Liquidación y respuestas: Revisa el fichero de respuesta (CSV/CSV2) de la TGSS tras el envío de la liquidación para detectar errores o rechazos y subsanarlos antes del pago.
Comprobaciones administrativas y fiscales que afectan en el mes.
Además de los cálculos, hay obligaciones formales que conviene comprobar de forma recurrente:
- Certificados de retenciones y pagos a cuenta: verifica importes informados para evitar desajustes al preparar los modelos anuales.
- Contratos y prórrogas firmadas: Comprueba que las prórrogas temporales estén documentadas y justificadas para evitar reclasificación.
- Comunicaciones a la plantilla: notificaciones de cambios retributivos o de jornada deben estar firmadas y archivadas.
- Pagas extras y prorrateos: Cuando haya prorrateo, comprueba que el cálculo coincide con la política aprobada y que los anticipos se reflejan correctamente.
Errores frecuentes y cómo corregirlos rápido
Los fallos más comunes que generan reclamaciones o inspecciones son: errores en la base de cotización por conceptos no computados, retenciones de IRPF mal calculadas, horas extras no autorizadas registradas como abonadas y altas/bajas comunicadas incorrectamente. Soluciones prácticas:
- Si detectas un error contable en el mes en curso: emite nómina complementaria y documenta la causa.
- Si el error afecta a meses anteriores y ha sido la TGSS quien lo ha detectado: coordina con tu asesoría laboral Ceuta para presentar los procedimientos de rectificación y, si procede, los pagos complementarios y cotizaciones atrasadas.
- Para retenciones: recalcula y, si es necesario, liquida complementarias para evitar sesgos en la declaración anual.
Buenas prácticas de documentación y trazabilidad
Para defender cualquier actuación ante una inspección o reclamación laboral, necesitarás trazabilidad. Conserva en un expediente por trabajador: contrato y anexos, partes de trabajo o autorizaciones de horas, comunicaciones de IT y permisos, nóminas firmadas o constancia de entrega y cualquier comunicación relevante. Etiqueta cada documento con fecha de verificación y nombre del responsable que lo comprobó.
Coordinación con la asesoría laboral Ceuta (o tu asesor)
La relación con la asesoría debe ser proactiva: no solo enviar papeles, sino coordinar revisiones mensuales, cuestiones normativas y simulaciones de coste cuando haya cambios retributivos. Pide a tu asesor un informe mensual con los puntos críticos detectados y las alertas (p. ej., contratos próximos a caducar, topes de cotización próximos, cambios normativos relevantes). Esta práctica reduce incertidumbre y externaliza parte del riesgo técnico.
Indicadores de alerta: señales que exigen acción inmediata
Atento a estas señales que requieren intervención urgente: rechazos recurrentes en el fichero de la TGSS, variaciones inexplicadas superiores al umbral definido, reclamaciones de trabajadores sobre cantidades de forma reiterada o discrepancias entre políticas internas y lo que se está pagando. Cuando aparezcan, aparta la remesa y corrige —no postergues la solución hasta el siguiente mes.
Implementación exprés en 30 días.
Si aún no tienes un proceso mensual, implanta este plan en 30 días: semana 1, organiza expedientes por trabajador; semana 2, configura validaciones automáticas (comparar con mes anterior); semana 3, prueba remesas en paralelo con la asesoría; semana 4, implanta checklist y define responsables. Repite y mejora: La disciplina mensual reduce tiempo y coste a medio plazo.
